Kun ostaa sian säkissä, se ei ole hankintalain vika – vaikka julkishallinnon puolella hankintalain taakse helposti piiloudutaan. Turhan harva tietää, ettei hankintalaki estä tekemästä hyvää ostosta. Julkishallinnossa hankitaan jatkuvasti laajoja järjestelmiä kohtuukustannuksilla ja loistavalla laadulla.

Se mikä ei julkisella puolella onnistu, on jättihankkeen nopea läpivienti. Jonkun on pitänyt käynnistää hankinta jopa vuosia ennen kuin uutta järjestelmää tarvitaan, jottei projekti menisi mönkään.

Hankintalaki, huolellinen tarveanalyysi, kilpailutus ja hankkeen läpivienti vaativat julkisella sektorilla jokainen enemmän aikaa ja taitoa kuin vastaavan hankkeen läpivienti yksityisellä puolella.

Alla 7 neuvoani päättäjälle

1. Eriytä valmisteluvaihe. Kaikkein vaikeinta tuntuu olevan se, että hankinnan ja määrittelyn pitää olla täysin erillään toisistaan. Ei riitä, että valitsee parhaan tuotteen tai palvelun tarjotuista, vaan valinnan kriteerit on pitänyt asettaa jo ennen hankinnan läpivientiä. Tilanne on joskus yhtä koominen, kuin aviopuolison lähettäminen hänelle vieraaseen kauppaan. Tarkimmatkaan ohjeet eivät riitä ja oivariinin ja ruokakerman sijaan kassista löytyy helposti pari senttiä halvempaa tarjousvoita ja kahvikermaa.

2. Kehitä osto-osaamista. Käytännössä hankintoja pitää tehdä jatkuvasti ja tarkasti, jotta hankintataidot kehittyvät ja säilyvät. Isojen hankintojen ammattilainen on kuin kirurgi, joka tarvitsee kokonaisen yliopistollisen sairaalan potilasmassan, jotta käsi pysyy vakaana. Monessa organisaatiossa ei yksinkertaisesti ole riittävästi isoja hankintoja ammattitaidon kehittämiseksi ja säilyttämiseksi.

3. Resursoi riittävällä tasolla. Jatkuvien hankintojen parhaille ammattilaisille on tarjolla töitä kosolti sekä julkisella että yksityisellä puolella. Haasteena on se, että vain harva julkisen puolen organisaatio on perustanut virkoja, joiden palkkaus vastaa työn vaativuutta. Vielä harvempi aloittaa työt riittävän aikaisin, jotta välttyisi paniikilta ja ’veren maku suussa’ -vaiheilta.

4. Maalaa visio ja polku ymmärrettävästi. Hankinnasta on vaikeaa saada poliittinen päätös tilanteessa, jossa nykyinen ratkaisu tuntuu olevan vielä ihan käyttökelpoinen. Poliittinen päättäjä on harvoin toimialan ammattilainen ja sellaisten päätösten teko, joista ei ole näkyvää hyötyä nykyisellä vaalikaudella vaatii lujaa poliittista selkärankaa.

5. Aloita ajoissa. Kiusallisen vaikeaksi ajoissa hankinnan aloittamisen tekee valmistelevan työn näennäinen helppous…jonkun on tutustuttava toimittajiin, alalla tyypillisiin ratkaisuihin, sopimusmalleihin, käyttöönottojen vaikeuksiin ja sudenkuoppiin. Etäisen johtajan voi olla vaikea erottaa toisistaan lahjakasta markkinan ja omien tarpeiden selvittäjää messuilla käyvästä laiskottelijasta.

6. Valaise päätöksentekoa. Monessa virastossa on helpompi saada miljoonabudjetti hankkeelle, jonka luullaan olevan helppo, sillä sitä ei ole riittävästi tutkittu, kuin sellaiselle, jonka tunnetut vaikeudet ja sudenkuopat on selvitetty, dokumentoitu ja selätetty hyvällä hankintatavalla. Jälkimmäisessä joudutaan dokumentoimaan riskit, edellisessä päätös voidaan tehdä kuin riskejä ei olisikaan.

Tätä projektien fiksun hankinnan teemaa sanoittaa myös mainio Helsingin Sanomien juttu, lue ex-nokialaisen psykologin Ari-Pekka Skarpin haastattelu.

7. Suosi ketterää. Hesarin jutussa haastateltu Ari-Pekka Skarp ehdottaa pilkkomaan hankkeen ketterän metodologian mukaisesti ja olen tästä hänen kanssaan täysin samaa mieltä. Kaupunki rakennetaan talo kerrallaan ja laaja järjestelmä niin, että jokaisen laajennuksen jälkeen on toimiva, entistä parempi järjestelmä. Lähes kaikki suuret tietojärjestelmien kertahankinnat voidaan palastella sarjaksi pienempiä ja samalla riskittömämpiä hankintoja.

#hankintalaki #julkishallinto #osto-osaaminen #ketteryys #lean #johtaminen #länsimetro