Oheinen blogipostaus on kirjoitettu 8.3.2020 korona-epidemian alkuvaiheessa, tilanteessa, jossa kestoa ja vaikutusta oli vaikea ennustaa.

Olemme kaikille työelämässä oleville uuden tilanteen edessä. Pandemia, joka ennalta-arvaamattomasti samalla kertaa vie joukkueesta pelaajia joko oman taudin tai läheisten infektioiden vuoksi ja vaarantaa useimpien yritysten myynnin lyhyellä aikavälillä.

Mitä voit johtajana tehdä tilanteessa, vai riittävätkö vanhat konstit? Keitä tämä koskee?

Useimmissa organisaatioissa on monia päätöksenteon tasoja, joista jokaisen pitää toimia tässä kohtaa paremmin ja tehokkaammin kuin yleensä, vaikka kuka tahansa voi puuttua huomenna miesvahvuudesta – johtoryhmä, IT-osaston johtoryhmä ja riskienhallinta- ja tietoturva-päätöksentekoporukat. Moni näistä tiimeistä on tehnyt pitkää päivää jo ainakin kuukauden ja jaksaminen on tiukoilla. Miten tästä jatketaan kuukausia eteenpäin? 

1. Päivittäinen tilannekuva 

Ensimmäinen taso on tilannekuvan ylläpito. Mikä ihmeen tilannekuva, kysyy moni? 

Tilannekuva; määritelma: koottu kuvaus vallitsevista olosuhteista, käsillä olevan tilanteen synnyttäneistä tapahtumista, tilannetta koskevista taustatiedoista ja tilanteen kehittymistä koskevista arvioista sekä eri toimijoiden toimintavalmiuksista

Käytännössä siis tilannekuva on kooste siitä, mitkä ovat tarpeet, mitä on saatu aikaiseksi ja mitä pitää seuraavaksi tehdä. 

Nopeatempoisessa tilanteessa hyväksi koettu malli perustuu päivittäin tapaaminen ja yhdessä tilannekuvan päivittämiseen. Mitä kunkin tiimissä on saatu aikaiseksi eilen, mitä tullaan tekemään huomenna ja miten selvitään tästä viikon päähän? Pitääkö yhteistä selvitymisstrategiaa kesään saakka ja vuodenvaihteeseen muuttaa?

Tulevaisuuden ennustamisen sijaan kannattanee keskittyä lähiaikojen ennustamiseen. Suomen Pankin ennusteen 1,5% – 4% BKT lasku edellyttää, että yritykset eivät laajassa määrin mene konkurssiin. Eli vähän kärjistäen, edes talouden ennustamisen ammattilaiset eivät tässä kohtaa anna julkisia ennusteita koko loppuvuodelle.

Päätöksenteon pitää aina perustua riittävän tuoreeseen tilannekuvaan. Ilman tuota tehdään honoja tai jopa haitallisia päätöksiä.

2. Kaikille varahenkilö

Iso rooli on ymmärtää kunkin tiimiläisen jaksaminen ja rakentaa nopeasti varahenkilömenettelyt kaikille, jotka ovat kriittisessä roolissa. Näitä voi olla enemmän kuin luuletkaan.

Kunkin johtoryhmäläisen kannattaa valtuuttaa varahenkilö keräämään tilannekuva ja toinen päivittäiseen tehtävänantoon. Näin kullekin sektorille muodostuu kolmen tilanteen hyvin osaavan ryhmä, joka kykenee jatkamaan, vaikka yhden pitäisi jäädä kotiin oman tai läheisen vuoksi. 

Aikaa on jätettävä olennaisen järjestämiseen, sillä jos esimiestyö on pelkkää reaktiivista taskien välittämistä, kaikkein tärkeimmät päätökset jäävät tekemättä.

Olennaista on havaita henkilöstön jaksaminen ja kierrättää etulinjassa olevia, jotta vaativat tilanteet eivät polta tekijöitä loppuun.

3. Sähköposti ei ole sopiva työkalu

Olemme tottuneet selviämään nopeista kriiseistä, joissa joko henkilökunta tai taloudellinen tilanne on vaarassa luomalla sähköpostirinkejä. Suomalaiset ovat poikkeuksellisen hyviä luomaan luovia ratkaisuja, joilla toiminta jatkuu, vaikka osa väestä on influenssan vuoksi pedissä tai yrityksen asiakaskunta keskeyttää ostoksia.

Korona on poikkeuksellinen siinä, että kaikki yritysten toiminnan olennaiset osat ovat vaarassa: alihankinta, myynti, osto ja henkilöstö. 

Vain yhden osa-alueen shokit ovat hoituneet hyvin sähköpostia käyttäen, mutta tässä kohtaa ad-hoc-työkalut ovat vaaran paikka. Nyt on oikea aika käyttää yrityksen tai tiimin tiketöintijärjestelmää kaikkeen tai ottaa nopeasti käyttöön SaaS-pohjainen tikettityökalu tai vaikka ihan vaan kanban-Trello, jotta tärkeät työt eivät jää tekemättä siksi, että ne lojuvat yhden ihmisen sähköpostilaatikossa.

Monet työtehtävät ovat nyt kiireellisempiä ja tekijöilleen vaativampia kuin ennen kriisin alkua. Mikään tärkeä ei saisi jäädä tekemättä siksi, että tehtävänanto unohtui.

Tietoa kannattaa jakaa päätöksentekoryhmässä proaktiivisesti. Luoda digitaalinen war room, jossa kukin päätöksentekoryhmä jakaa sekä olennaiset dokumentit että niiden mahdolliset odotuksista poikkeavat havainnot. Pelkkä dokumentti ei riitä, kun muilla on kiire, tärkeää on tehdä olennaiset nostot tai todeta, että raportti oli ennustetun mukainen. Sanomattakin on selvää, että minkään päätöksentekoryhmän ei enää pitäisi tavata fyysisessä tilannehuoneessa tai neukkarissa – riski koko köörin sairastumiselle on liian suuri.

Kannattaa varautua myös yrityksen järjestelmien katastrofaalisiin häiriöihin, kun erilaisia työtehtäviä jaetaan uusille osaajille ja työtä tehdään korostuneesti etäältä. Etukäteen tulostetut puhelinnumerot, vara-varajärestelyt, jotka perustuvat privaattisähköpostiin ja toki vara-whatsup-ryhmät eivät toivottavasti ole tarpeen, mutta jos ovat, ne voivat pelastaa pahoissa tilanteissa.

4. Strateginen taso on aina tärkein

Kaikki kriisit päättyvät sitten joskus ja kilpailutilanne ei varmasti helpotu kun päästään vaikean tilanteen yli. Johtajana on tärkeätä muistuttaa, että parhaiten tuohon tilanteeseen valmistaudutaan sillä, että nyt keskitytään operoimaan luotettavasti ja kehittämisessä keskitytään vähempään kuin vuosibudjetissa oli ennakoitu.

Mitä voimakkaammat puolustustoimet hallitus ottaa käyttöön sitä pitempi epidemiasta tulee. THL:n ennusteen “Vähennetty 20 % kaikkien kontakteista ja lisäksi 50 % 5-15 -vuotiaiden kontakteista” malli ennustaa 188 päivän epidemiaa. Kyse ei siis ole kausiflunssasta, vaan koko loppuvuoden jatkuvasta äärimmäisen kriittisestä tilanteesta.

Alihankkijoista kannattaa huomata ne, joiden työ on toiminnan kannalta kriittistä ja varmistaa, että näiden kanssa on riittävän pitkät sopimukset. Vastavuoroisesti tässä kohtaa kannattaa vaatia varahenkilöklausuuleja, jos vain saa, sillä alihankkijan avainosaaja voi itsekin sairastua. Yllättäviltä osastoilta voi löytyä konsultteja tai muuta alihankintaa, jota ilman olisi vaikea jatkaa.

Strategisesti tärkeää on muistaa kehua tekijöitä, jotka venyvät tilanteessa, jossa pelottaa ja jossa oma terveys, toimeentulo tai läheiset ovat koko ajan mielessä. Etänä ei voi juoda yhdessä pullakahvia, mutta kaikkia työkaluja voi ja pitää käyttää siihen, että osoittaa arvostusta niille, jotka onnistuivat vaikeassa tilanteessa.

Asiakkaat arvostavat yrityksiä, jotka vaikeassa tilanteessa palvelevat hyvin ja terve kassa suojelee yritystä parhaiten vaikeissa tilanteissa. Tämä kannattaa tehdä omalle väelle kristallin kirkkaaksi. Nyt keskitytään olennaiseen, jotta kriisin päättyessä ollaan kilpailijoita paremmassa tilanteessa.