Moni yritys kokee kuntien hankintojen kohdistuvan suuriin toimittajiin, ja hankintojen nähdään painottavan hintaa laadun kustannuksella.

Mistä julkisten hankintojen kitka sitten oikein johtuu?

Vastaus löytyy historiasta. Julkishallinnon hankinnat olivat pitkään lähes yksinomaan suorittavan portaan hankintoja. Julkishallinnossa suunniteltiin, ja yksityiseltä puolelta hankittiin materiaalit toteutukseen, ehkä myös työmiehet.

Tällaisia hankintoja kutsutaan usein suoriksi hankinnoiksi, hankinnnan kohde tuottaa suoraan jotain, jolla on arvoa.

Yli- vai alilaatua?

Asiansa osaavissa yksiköissä suorien hankintojen laadulle on selvät kriteerit. Vielä tarkemmin sahattu koolinki ei taloa rakennettaessa ole sen parempi kuin riittävän tarkkaan sahattu. Tärkeää on löytää halvin luotettava toimittaja kunkin bulkkituotteen kategoriasta sillä kertaa. Usein tämä toimittaja on suuri ja toiminut alalla pitkään. Ylilaatu voi olla jopa pahasta, sillä jos siihen totutaan, ei kilpailutus jatkossa ehkä olisikaan mahdollista.

Reklamointi on julkisella puolella työlästä ja toimittajan vaihtaminen kesken projektin lähes mahdotonta. Ei lainsäädännön, vaan totuttujen tapojen vuoksi. Tavaksi on helposti tullut valita sellainen kumppani, jonka kanssa voidaan varmasti neuvotella, jos ongelmia syntyy. Monesti tämä on se suuri, tuttu, entinen tai nykyinen valtion tai kuntien omistama yritys.

Pienet digitaalistet yritykset tekevät hankkeita, jotka ovat epäsuoria hankintoja asiakkailleen. Työn tuloksena voi olla vaikkapa arkkitehtuurisuunnitelmia tai esimerkiksi uudet verkkosivut virastolle.  Suorien hankintojen parhaat käytännöt sopivat huonosti epäsuoriin hankintoihin, mikä yllättää monet kokeneetkin suorien hankintojen tekijät.

Erinomaisesti suunniteltu koulu on vielä parempi kuin hyvin suunniteltu koulu ja keskinkertaisesti suunniteltu tietojärjestelmä voi olla hukkainvestointi hyvin suunniteltuun verrattuna. Toisin sanoen epäsuorissa hankinnoissa on vaikea tuottaa ylilaatua. Halvimmalla tehty suunnitelma harvoin tuottaa halvimman ja parhaan lopputuloksen. Epäsuorien hankintojen laatu vaikuttaa helposti hankintahintaa paljon suurempiin rahavirtoihin.

Kannattaako korkeammasta laadusta maksaa?

Hankintalaki ei sinänsä estä epäsuorien hankintojen laillista toteuttamista, mutta laillinen laadukas hankinta edellyttää viitseliäisyyttä. Parhaan valitsemisesta laillisesti on tehty ostajalle vaikeaa.  Hyvä hankintatoimi on osa hyvää johtamista. Jos johtaminen ei muutenkaan ole lapasessa, ei epäsuorissa hankinnoissa voida onnistua.

Hinnan ja laadun ymmärtäminen, riittävän hyvän valitseminen, mutta ei hinnalla millä hyvänsä, on epäsuorien hankintojen ydin. Julkisessa hankinnassa pitää luoda hankintakehikko siitä, kuinka paljon enemmän ollaan valmiita maksamaan keskinkertaista paremmasta laadusta. Ei mikään helppo homma.

Näin merkittävän hankintamuutoksen läpivienti on vaikeaa missä tahansa organisaatiossa, ja julkishallinnossa erityisesti. Itsenäisiä ostajia on julkishallinnossa tuhansia, ilman yksityiseltä puolelta tuttua konserniohjausta.

Kyse on loppujen lopuksi yksinkertaisista asioista. Tärkeää on ymmärtää millainen hankinta on kyseessä ja millaisin hankintaehdoin saavutetaan haluttu lopputulos. Helppoa periaatteessa, vaikeaa arjen kiireessä kokemattomalle.

Halvimman määrämuotoisen tuotteen ostajalle laadun arviointi on pelottavaa, työlästä ja uutta. Ilman onnistunutta laadun arviointia epäsuoran hankinnan voittaa paras toimittaja vain sattumalta, jos silloinkaan.